Mailing List berfungsi untuk membuat surat massal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat. Maka dari itu, mailing list juga berguna untuk mengelola dan mencetak surat undangan, namun bagaimanakah caranya, kali ini kita akan membahas cara membuat mailing list pada Microsoft Word 2010, berikut tata caranya:
1. Buatlah format surat undangan pada lembar kerja Microsoft Word 2010. Kali ini kita akan membuat dua field yang akan dimailingskan yaitu field nama dan alamat.
2. Klik Start Mail Merge pada menu Mailings, lalu klik Letters.
3. Lalu pilih Select Recipiens, lalu klik Type New List, lalu muncul tampilan New Adderss List.
4. Lalu klik Customize Address List, berhubung cuma dua field yang akan digunakan yaitu Title dan First Name, hapus kecuali dua field tersebut dengan klik Delete pada field yang tidak digunakan.
5. Lalu, klik Rename pada Title, lalu ubah Title menjadi Nama Penerima, lalu klik OK. Lalu, rename juga First Namenya ubah menjadi Alamat Tujuan, lalu klik OK. Setelah dua field tadi diubah namanya klik OK.
6. Lalu tulislah nama-nama penerima dan alamat-alamat tujuan yang akan dicantumkan pada surat undangan dengan klik New Entry. Setelah memasukan seluruh data yang ingin dicantumkan, klik OK. Lalu data yang baru diinputkan tadi disimpan ke komputer pada bagian My Data Sources atau dapat memilih folder yang diinginkan, lalu klik Save. Lalu, terdapat perubahan di bagian atas, ada beberapa tombol yang aktif.
7. Lalu, blok bagian yang ingin kita cantumkan nama penerimanya, lalu klik Insert Merge Field, lalu klik Nama_Penerima.
8. Lalu, blok bagian yang ingin kita cantumkan alamat tujuannya, lalu klik Insert Merge Field, lalu klik Alamat_Tujuan.
Maka hasilnya akan seperti di bawah ini
9. Cara menampilkan nama penerima dan alamat tujuannya dengan klik Preview Results, maka akan muncul tampilan nama penerima dan alamat tujuannya.
10. Nama penerima dan alamat tujuannya dapat diubah format tulisan dan warna tulisannya dengan cara blok nama penerima atau alamat tujuan lalu ubahlah format tulisan dan warna tulisannya sesuai yang diinginkan.
Itulah penjelasan tata cara mengelola data surat undangan menggunakan Mailing List pada Microsoft Word 2010 dan untuk penjelasan lebih lanjut dapat dilihat melalui video pembelajaran di bawah ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar